Xing Facebook Instagram Linkedin

Sie haben Fragen? 0152 23862495 | frage@it-df.de

 

OPTIMUS – die kaufmännische Branchensoftware.

Dank über 40 Jahren Erfahrung im Handwerk und 27 Jahren Erfahrung mit Kalkulationssoftware hat die RPS Roland Piske Software GmbH erneut ein starkes Werkzeug für Ihr Büro geschaffen. Aktuell ist OPTIMUS über 5.600 mal in Deutschland, Österreich und der Schweiz installiert.

OPTIMUS wird in verschiedensten Gewerken verwendet. Die meisten Betriebe kommen aus den Bereichen Handwerk und Baugewerbe.

Folgende Gewerke sind dabei besonders stark vertreten: Dachdecker, Zimmerer, Holzbau, Elektro, Garten- & Landschaftsbau, Boden- & Fliesenleger, Maler & Lackierer, Metallbauer, Schlosser, Tischler, Schreiner, Raumausstatter und SHK.

Aber auch nicht aufgeführte Gewerke sind mit OPTIMUS bestens bedient, sofern sie projektorientiert arbeiten und kalkulieren.

Funktionsübersicht

Angebot bis Endrechnung
OPTIMUS

Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks aus Ihrem bestehenden Kalkulations- und Kundendaten ein Angebot und generieren daraus die fortlaufenden Belegarten wie beispielsweise Bestätigung, Lieferschein und Teilrechnung und Abschlussrechnung.

Verfügbare Positionsarten:

Positionsarten aus dem Katalog:

  • Material
    Artikel kommt fix und fertig aus dem Stamm, Änderungen sind jederzeit projektbezogen oder global möglich

  • Leistung
    Hat in der Regel eine Leistungsbeschreibung und eine für den Angebotsempfänger unsichtbare Stückliste

  • Fremdleistung
    Verrechnen Sie Ihre Subunternehmer im Dokument durch gespeicherte Positionsbausteine

  • Geräte / Fahrzeuge
    Beziehen Sie die Kosten und Aufschläge von Geräten und Fahrzeugen mit in die Kalkulation Ihres Projektes ein

  • Textbausteine
    Im Stamm gespeicherte Texte, die Sie immer wieder benötigen (Einleitungstexte, Standardtexte usw.)

  • Lohn
    Ihre Stundensätze mit Anlehnung an die Unternehmenskalkulation (z. B. Facharbeiter, Helfer, Meister)

  • Gliederung
    Vorgaben für Titel – Titel dienen zur Aufgliederung Ihrer Projekte und sorgen für einen besseren Überblick

  • Sonstiges
    Bei sonstigen Positionen können Sie alle Kostenarten hinterlegen, die nicht zu den Aufgezählten passen

Vom Kalkulationsstamm losgelöste Positionsarten:

  • Freie Position
    Diese Positionsart gilt nur für das aktuelle Schriftstück, sie wird nicht aus dem Katalog geholt.
  • Freier Text
    Die freie Textposition ist eine Position innerhalb Ihres Dokumentes bestehend rein aus Text.

  • Titel
    Untergliedern Sie Ihre Arbeiten durch Überschriften und weisen Sie am Ende Titelzusammenstellungen aus.

  • Untertitel
    Untergliedern Sie Ihre Titel in beliebigen Stufen. So ergibt sich für den Leser eine Struktur.

Verfügbare Positionsmerkmale:

  • Alternativposition
  • Eventualposition
  • Verbundposition
  • Rabattposition
  • Per-Position
  • Pauschalposition
  • Ohne Berechnung
  • Festpreisposition
Projektverwaltung

Mit OPTIMUS verwalten Sie alles, was zu einem Projekt gehört, in der Projektverwaltung/Auftragsbearbeitung. Sie können sich ein Projekt wie eine Mappe vorstellen, wo alles reinkommt, was Sie zu dem Projekt aufheben bzw. benötigen. Ein Projekt beginnt im Normalfall mit einem Angebot und endet im Idealfall mit der Rechnung. Sie können aber auch beliebige andere Schriftstücke in Ihrem Projekt erzeugen, wie z.B. Lieferscheine oder Bestellungen.

Durch die Integration des Programmes profitieren Sie auch im Zusammenhang mit anderen Teilbereichen des Programms:

  • Springen Sie direkt von Ihrem Projekt auf die entsprechende Adresse in der Adressverwaltung
  • Durch die direkte Anlehnung an die Organisation können Sie Ihre Projekte in kurzer Zeit terminieren
  • Der Soll/Ist-Vergleich zeigt Ihnen den Fortschritt Ihres Projektes
  • u.v.m.

Hinterlegen Sie Ihrem Projekt alle notwendigen Informationen

Ob Kleinauftrag oder Großbaustelle: Mit OPTIMUS behalten Sie langfristig Überblick über sämtliche Projekte. Jedes neue Angebot landet automatisch in einem Projekt in der Projektverwaltung/Auftragsbearbeitung. Innerhalb des Projektes sehen Sie sämtliche Informationen zu den Arbeiten und können weitere Informationen hinterlegen.

Mehrere Bauabschnitte innerhalb eines Projektes

Sie können innerhalb eines Projektes mehrere Bauabschnitte abbilden. Angenommen Sie haben Arbeiten am Haus eines Kunden ausgeführt, jetzt bittet Sie der Kunde, während Sie noch mit den Arbeiten am Haus beschäftigt sind, dass Sie ihm ein Angebot für die Garage unterbreiten. Dazu müssen Sie kein neues Projekt beginnen, sondern fügen dem aktuellen Projekt einfach einen weiteren Bauabschnitt hinzu.

Erleichtern Sie sich den Alltag

Durch eigene Ordner-Strukturen haben Sie die Möglichkeit, Ihre ganz persönlichen Alltagssorgen zu bewältigen.

Legen Sie sich dazu einfach eigene Unterordner, in unserem Beispiel „Chef prüfen“, „Versenden“ und „Versendet“ an (siehe Abbildung).

Die Sekretärin bereitet einige Rechnungen vor und verschiebt die Projekte in den Ordner „Chef prüfen“. Der Chef schaut sobald er im Büro ist in den Ordner „Chef prüfen“, prüft die Rechnungen und verschiebt die Projekte in den Ordner „versenden“. Die Sekretärin sieht ein mal am Tag in den Ordner „versenden“, versendet die Rechnungen und verschiebt die Projekte in den Ordner „versendet“.

Durch den integrieren E-Mail-Client vermeiden Sie unnötige Wege zum Briefkasten, sparen Personal- sowie Portokosten und schonen zugleich die Umwelt.

Nutzen auch Sie die Möglichkeiten

Sie profitieren von hilfreichen Auswertung, Filtern und der Funktionsvielfalt von OPTIMUS.

Selbst bei vielen Projekten haben Sie jederzeit einen schnellen Zugriff und können dank der Übersichtlichkeit und Einfachheit Ihrem Kunden jederzeit schnelle Auskunft geben.

Buchhaltung

Behalten Sie Ihre Unternehmenszahlen im Blick

Verwalten Sie Ihre Zahlungseingänge

Ob mit oder ohne Skonto, die Verwaltung Ihrer Forderungen lohnt sich immer. Gerade auch deshalb, weil die Zahlungsmoral einiger Kunden zu wünschen übrig lässt. Dank dem integrierten Mahnwesen verlieren Sie nie den Überblick über Ihre offenen Forderungen und können mit wenigen Mausklicks neue Mahnungen erstellen.

OPTIMUS bietet Ihnen mit der Debitoren- und Kreditorenverwaltung ein Werkzeug mit dem Sie nicht nur in kürzester Zeit Ihre Buchhaltung erledigt haben, sondern auch noch von aussagekräftigen Auswertungen profitieren.

Was muss noch bezahlt werden?

Da Ihr Ruf auch von Ihrer Zahlungsmoral abhängt sollten Sie mit dem Bezahlen Ihrer Rechnungen nicht die Zahlungsziele überschreiten.

Die Körbchen-Methode „bezahlt/unbezahlt“ ist in vielen Betrieben trotz vieler Nachteile leider noch gängige Praxis.

Erfassen Sie Ihre Verbindlichkeiten mit OPTIMUS und Sie haben viele Vorteile:

  • Jederzeitiger Überblick über Ihre gesamten Verbindlichkeiten
  • Lieferantenspezifische Umsatzauswertungen, wichtig für zukünftige Rabatt/Bonus-Verhandlungen.
  • OPTIMUS gibt Ihnen bereits bei Erfassung der Rechnung in Abhängigkeit der hinterlegten Lieferanten-Zahlungsziele das perfekte Zahldatum automatisch vor.
  • Auf Mausklick können Sie Eingangsrechnungen oder Teilbeträge davon auf ein oder mehrere Projekte buchen. Für einen späteren Soll-/Ist-Vergleich bräuchten Sie nur noch die Stunden Ihrer Mitarbeiter eingeben.
  • Per Mausklick Übergabe der fälligen Rechnungen in eine SEPA-Zahlungsdatei, die Sie direkt in Ihrem Banking-Programm oder in der Online-Lösung Ihrer Bank einlesen können.
  • Weil Sie Ordnung im System haben, kommen Ihre Zahlungen auf den Tag genau bei Ihrem Lieferanten an. Durch tag-genaues Zahlen sichern Sie sich Skonto und sparen ggf. Zinsen auf Ihrer Bank.
  • Aufgrund der wirklich komfortablen Erfassungsmethode ist die Erfassung und Bezahlung Ihrer Verbindlichkeiten in OPTIMUS schneller als die oben erwähnte Körbchen-Methode.

Kassenbuch

In kürzester Zeit erfassen Sie Ihre Bareinnahmen und Barausgaben mit dem Kassenbuch von OPTIMUS.

Einfach, übersichtlich, GoBD-konform und schnell.

Einfache Kommunikation mit dem Steuerberater

Exportieren Sie Ihre Ausgangs-Rechnungen/Gutschriften, Eingangszahlungen, Eingangs-Rechnungen/Gutschriften, Ausgangszahlungen und Kassenbuchungen, die Sie zuvor im OPTIMUS erfasst haben, bequem über die OPTIMUS Datev-Schnittstelle direkt zu Ihrem Steuerberater. Diese gehört zur Grundausstattung von OPTIMUS und ist ebenso wie die Debitoren- und Kreditorenverwaltung im OPTIMUS-Standardumfang enthalten. Genießen Sie die Vorteile, jederzeit über die Zahlen des Unternehmens informiert zu sein und nützliche Auswertungen zur Verfügung zu haben.

Gutschrift

Ihnen ist bei der Rechnungsstellung ein Fehler unterlaufen oder Ihr Kunde ist mit dem Rechnungsbetrag nicht einverstanden?

Kein Problem, mit OPTIMUS erledigen Sie auch die Arbeiten, die niemand gerne macht im Handumdrehen!

Mit einfacher und logischer Weiterbearbeitung in der Buchhaltung.

Budgetbuchung

Mit OPTIMUS haben Sie die Möglichkeit, den Kontenplan den Ihr Steuerberater für Ihr Unternehmen verwendet, einzubinden. Dann haben Sie sämtliche Buchungskonten, die auch Ihr Steuerberater verwendet. Wenn Sie Buchungskonten mit einem Budget planen möchten, können Sie ein Buchungskonto als Budgetkonto kennzeichnen. Angenommen Sie haben im Jahr 10.000,00 € für Büroausstattung geplant, dann können Sie am Anfang des Jahres als Planung 10.000,00 € dem Konto „Büroausstattung“ als Budgetplanung hinterlegen. Bei jeder Buchung auf das Konto „Büroausstattung“ erhöht sich der Istwert. Die Summe der Buchungen zu dem Buchungskonto wird generell bei allen Buchungskonten geführt (unabhängig ob Budget oder nicht Budget). Budgetabweichungen sehen Sie hingegen logischerweise nur bei Budgetkonten. Budgetbuchungen sind äußerst praktisch um Ausgabenplanungen im Auge zu behalten.

Alle Verkaufszahlen jederzeit im Blick

Sehen Sie auf einen Blick, wie viel Umsatz Ihr/e Kunde/n in einem beliebigen Zeitraum generiert haben.
Sie möchten am Ende des Jahres eine Weihnachtsaktion für Ihre besten Kunden starten?
Kein Problem! Sortieren Sie einfach Ihre Kunden nach Umsatz. Wählen Sie den Zeitraum „aktuelles Jahr“ aus. Jetzt sehen Sie sämtliche Kunden, mit denen Sie im aktuellen Jahr Umsatz gemacht haben in einer Liste. Der umsatzstärkste Kunde steht ganz am Anfang der Tabelle, der umsatzschwächste ganz am Ende.

Markieren Sie jetzt alle gewünschten Adressen in der Tabelle und betätigen Sie zum Beispiel die Schaltfläche „neuer Serienbrief“. Hier können Sie ein Mailing an diese Kunden starten.
Durch einen Rechtsklick hätten Sie alle Adressen an Excel übergeben können.

Mit OPTIMUS haben Sie Ihre tatsächlichen Umsätze voll im Überblick ohne sich auf Ihr Bauchgefühl verlassen zu müssen.

Einkaufsumsatz beim Lieferanten

Lassen Sie sich Ihren Einkaufsumsatz bei Ihren Lieferanten anzeigen um bei Rabattverhandlungen Argumente in der Hand zu haben.

Kalkulation

Vorkalkulation (Soll-Kalkulation)

In der Vorkalkulation legen Sie für jede anzubietende Position fest, wie viel Zeit, Material-, NE-Metall-, Maschinen-, Fremdleistungs- und Sonstige-Kosten Sie zur Ausführung der Arbeiten benötigen. Diese Kalkulationsdaten können natürlich auch im Artikelstamm gespeichert werden und stehen somit für künftige Kalkulationen zur Verfügung.

Kalkulationsübersicht

Nach erfolgter Kalkulation der einzelnen Positionen weist Ihnen die Kalkulationsübersicht für alle oder bestimmte Positionen genau aus, wie viel

Stunden, Lohn, Material, NE-Metall, Fremdleistung, Maschinen, Sonstige Kosten, Deckungsbeitrag und Gewinn

Ihr Projekt gemäß der Vorkalkulation enthält.

In der Kalkulationsübersicht getätigte Änderungen an diesen Werten werden auf die selektierten Positionen zurück gerechnet.

Ihr Vorteil: Schnelle Angebotsmanipulation je nach Anforderung

Projektvorgaben

Die in OPTIMUS integrierten Projektvorgaben ermöglichen es Ihnen Ihre Mitarbeiter ohne Bedenken ein Angebot kalkulieren zu lassen.
Dazu gibt es z. B. den Stundenverrechnungssatz, der pro Kunde individuell sein kann.
Nehmen wir an wir haben eine Dachdeckerei, ein völlig neuer Interessent mit dem wir zuvor noch nie etwas zu tun hatten ruft uns an und fragt, ob wir uns nächste Woche um sein Dach kümmern können.

Nachkalkulation (Ist-Kalkulation)

Kleinere Betriebe haben Ihre Kalkulation meistens im Kopf, denn wenn der Projektleiter, der der das Angebot vor kalkuliert hat, mit auf der Baustelle steht, merkt er sofort ob er die Positionen gut kalkuliert hat oder nicht. Größeren Betrieben raten wir die Nachkalkulation zu betreiben, da der Projektleiter nicht auf allen Baustellen anwesend sein kann, aber dennoch den Überblick behalten will.

Soll-/Ist-Vergleich

Durch den Soll-/Ist-Vergleich erhalten Sie eine Gegenüberstellung der vor kalkulierten Kosten und der tatsächlich benötigten Kosten. Dazu gibt es die Spalte „Differenzen“, wo Sie genau sehen bei welcher Kostenart Sie gut oder weniger gut kalkuliert haben.

Diesen Soll-/Ist-Vergleich bekommen Sie auch auf beliebige Zeiträume und Projektleiter ausgewertet. Dadurch sehen Sie auf einen Blick, welcher Ihrer Projektleiter gut und welcher weniger gut kalkuliert.

Kataloge

Für den schnellen Zugriff

Verwalten Sie Ihre Artikel, damit Sie diese im Angebot fix und fertig als Position aufrufen können. Alle Bausteine, die Sie zum Befüllen Ihrer Dokumente benötigen, können Sie übersichtlich verwalten. Dazu zählen unter anderem:

  • Material
  • Leistungen
  • Fremdleistungen / Subunternehmer
  • Löhne
  • Geräte / Fahrzeuge
  • Textbausteine

Standard-Leistungstexte und Artikeldaten

Ja, OPTIMUS wird bereits bei der Grundinstallation mit gewerksspezifischen Material- & Leistungstexten ausgeliefert! Natürlich nach Rücksprache mit Ihnen, damit Ihr Katalog nicht unnötig aufgebläht wird. So haben Sie nur die Positionen, die Sie für Ihre Arbeiten tatsächlich benötigen.

Gängige Schnittstellen wie Datanorm, Sirados und viele weitere ermöglichen Ihnen einen individuellen Datenimport.

Warenkorb

Viele von Ihnen werden diese Funktion aus Amazon oder Ebay kennen. Auch in OPTIMUS gibt es jetzt die integrierte Warenkorbfunktion.

Öffnen Sie aus dem Dokument heraus Ihren Katalog, um alle benötigten Artikel und Leistungen dem Warenkorb hinzuzufügen.

Innerhalb des Warenkorbs können Sie die Menge und andere Details Ihres Artikels verändern. Sobald Sie auf „Übernehmen“ klicken sind alle Positionen aus dem Warenkorb Ihrem Dokument hinzugefügt.

Es lohnt sich, jede Position, die im Laufe der Zeit mehr als einmal benötigt wird, im Stamm anzulegen:

  1. Sie haben keinen Mehraufwand durch das Tippen des Textes
  2. Sie haben eine detaillierte Historie, wann und zu welchem Preis die Position angeboten/abgerechnet wurde
  3. Sie können diese Position immer wieder verwenden

 

Sie wollen sich nicht einmalig die Arbeit machen und die Positionen in den Stamm einpflegen?

Kein Problem! Sie können die Position direkt in Ihrem Angebot anlegen und Sie von dort aus in den Stamm übernehmen.

Auf diese Weise pflegen Sie Ihren Stamm ohne dabei Zeit zu verlieren.

Im Gegenteil: Spätestens wenn Sie die Position erneut benötigen und Sie aus dem Stamm aufrufen, haben Sie richtig Zeit gespart!

Achtung Umsteiger: Sie steigen um, wir importieren Ihre Daten

Durch den Excel-Import können Sie beliebige Dateien von uns eingespielt bekommen. Aus den meisten Rechnungsprogrammen bekommen Sie Ihre Adressen und Artikel in einer Excel-Liste ausgegeben. Diese Listen nehmen wir dann für Sie und lesen Sie nach Ihren Wünschen in OPTIMUS ein. Zu dem gibt es einige fertige Schnittstellen zu Mitbewerberprogrammen.

Adressverwaltung

Behalten Sie stets den Überblick

Um Ihren Kunden und Lieferanten eine optimale Betreuung bieten zu können, müssen Sie alle wichtigen Informationen sofort im Zugriff haben.

Wir machen es Ihnen mit der intuitiven und trotzdem sehr umfangreichen Adressverwaltung von OPTIMUS möglich.

Übrigens: Die Adressverwaltung beinhaltet viele Funktionen eines CRM-Systems.

Arbeiten auf einer Ebene

Wie überall in OPTIMUS arbeitet auch die Adressverwaltung auf einer Ebene und verzichtet auf das lästige Öffnen zusätzlicher Fenster.

Stattdessen werden alle mit einer Adresse zusammenhängenden Daten über sogenannte Register zur Verfügung gestellt.


Register

Die Register ermöglichen es Informationen sinnvoll gegliedert darzustellen, wie Sie dem rot gekennzeichneten Bereich der Abbildung entnehmen können. Das aktive Register ist immer in roter Schrift gekennzeichnet. In diesem Beispiel sind es die Register „Adressdaten“ und „Anschrift“. Die übrigen Register sind in blauer Schriftfarbe gekennzeichnet. Register finden Sie in sämtlichen Programmteilen von OPTIMUS wieder.

Liegenschaftsverwaltung

Hinterlegen Sie in OPTIMUS bei jeder Adresse beliebig viele Liegenschaften.

Beispiel: Sie arbeiten für die Hausverwaltung „Becher GmbH“. Hinter der Adresse „Becher GmbH“ legen Sie alle Liegenschaften an, für die Sie irgendwelche Arbeiten anbieten oder ausführen sollen. Nützliche Informationen wie z. B. Mieter, Dateianhänge und vieles mehr können Sie den jeweiligen Liegenschaften zuweisen.
Wenn eine Liegenschaft zu einer anderen Hausverwaltung wechselt, können Sie die Liegenschaft ganz einfach einer anderen Adresse zuordnen und sämtliche verknüpften Informationen bleiben bei der Liegenschaft hinterlegt.

Projektvorgaben

Ordnen Sie jedem Kunden/Interessenten seine spezifischen Kalkulationsdaten wie Verrechnungssatz, Materialaufschläge, Stundensätze etc. zu.

Somit wird OPTIMUS im Projekt automatisch der anzubietende Preis für Leistungen, Materialien etc. nach Ihren kundenspezifischen Einstellungen kalkuliert.

Beispiel: Bei Hausverwaltungen arbeiten Sie wegen der höheren Anzahl Mitbewerber mit niedrigeren(normalen) Stundensätzen als bei guten Kunden, die aus welchen Gründen auch immer, z. B. wegen Ihrer guten Qualität, sowieso bei Ihnen bestellen werden. Selbstverständlich können diese Vorgaben projektspezifisch nach oben oder unten abgeändert werden, z. B. wegen guter oder schlechter Auftragslage.

Ihr Vorteil: Schnellere Angebots- und Rechnungsschreibung und keine peinlichen Fehler bei Folgeprojekten für den gleichen Kunden, da die Recherche in vorherigen Projekten nach bereits gewährten Preisen für gleiche Leistungen/Materialien komplett entfällt.

E-Mails

Versenden Sie Ihre Dokumente in der Zukunft noch schneller durch den integrierten E-Mail-Client von OPTIMUS.

Ein- und ausgehende E-Mails werden automatisch der Adresse zugewiesen, sofern die Adresse im System bekannt ist. Diese E-Mails finden Sie jederzeit in der Historie der Adresse wieder. In der Historie finden Sie außerdem sämtliche Vorgänge zu Ihren Adressen wieder u. a. Dokumente, Projekte, Gesprächsnotizen (mit und ohne Voice Over IP), weitere Notizen und vieles mehr.

Ähnlich zu herkömmlichen E-Mail-Clients, nur in dem Programm integriert:Der integrierte E-Mail-Client unterscheidet sich im Funktionsumfang kaum von herkömmlichen E-Mail-Clients. Sie können E-Mails empfangen und versenden, Anhänge einfügen und die Vorlage nach Belieben einrichten. Durch die direkte Anbindung an OPTIMUS profitieren Sie an diversen Stellen.

E-Mail per Mausklick an die aktuelle Adresse versenden

Hinter vorgesehenen E-Mail-Feldern, die Sie bei Adressen, Kontaktpersonen und Liegenschaften finden, gibt es Funktionsschaltflächen, die es Ihnen ermöglichen eine E-Mail an die aktuelle Adresse zu senden. Nach dem Sie die Schaltfläche betätigt haben öffnet sich eine neue E-Mail mit dem vor ausgefüllten Empfänger. Diesen können Sie jederzeit manuell abändern.

Senden Sie Ihre Dokumente bequem per Knopfdruck an den Kunden

Egal ob Angebot oder Rechnung. Nach Betätigung der Option „Als PDF versenden“ öffnet sich das Fenster zum Versenden einer neuen E-Mail und Sie Ihr aktuelles Dokument ist automatisch als PDF-Datei angehängt. Sie müssen nur noch auf senden klicken und das Dokument ist beim Kunden.

In der Historie des Kunden sehen Sie jederzeit welches Dokument wann an den Kunden versendet wurde.

Organisation: Termin-, Auftrags- und Ressourcenplanung

Der papierlose Kalender

Distanzieren Sie sich von dem Bürokalender an der Wand oder von unübersichtlicher Zettelwirtschaft in Ihrem Büro mit der Organisation von OPTIMUS!

Terminplanung

  • Planen Sie Ihre Termine
  • Definieren Sie zeitraumbezogene und ressourcenabhängige Ansichten
  • Terminieren Sie beliebige Ressourcen
  • Ausdruck von Terminen

Auftragsplanung

Terminieren Sie Ihre Projekte, in dem Sie aus dem Projekt heraus in den Terminplaner springen. Hier sehen Sie, wann die benötigten Ressourcen (Mitarbeiter, Geräte, Fahrzeuge und Subunternehmer) noch verfügbar sind.
In OPTIMUS haben Sie die komplette Auftragsplanung mit Anzeigemöglichkeiten und Druckoptionen, die Ihnen das Leben erleichtern werden!

Ressourcenplanung

OPTIMUS macht die Projektplanung für Ihre Aufträge flexibel und transparent. Die Software erlaubt die punktgenaue Planung von Geschäftsprozessen: Sie können Ihre Ressourcen den Aufgaben direkt zuordnen. Der Kalender erhält mit der Plantafel ein effektives Tool für die Koordinierung sämtlicher Mitarbeiter, Geräte, Fahrzeuge und Subunternehmer. Alle Benutzer, denen das Recht eingeräumt wurde (z. B. Projektleiter), haben Zugriff auf das Planungstool und können neue Informationen sofort einpflegen.
Alle Ansichten sind individuell konfigurierbar. Eingeblendete Termine können per Knopfdruck ausgedruckt und dem Mitarbeiter mitgegeben werden.

Mit OPTIMUS erkennen Sie Engpässe bevor es zu spät ist.

Schnittstellen

Datanorm

Lesen Sie Ihre Datanorm Artikel vom Hersteller oder Lieferanten ganz bequem über die Datanorm-Schnittstelle in OPTIMUS ein.

Datanorm ist das gängige Format zum Einlesen von Artikeldaten samt deren Preise und Warengruppen. Die meisten Hersteller aktualisieren in regelmäßigen Abständen Ihre Artikeldaten und passen die Preise an. Lassen Sie Ihre Datanorm Datei ganz bequem per Knopfdruck ins OPTIMUS einlesen und lassen Sie den PC die Arbeit erledigen.

OPTIMUS erkennt automatisch über die Artikelnummer, wenn es einen Artikel bereits gibt und passt sofern es erforderlich ist, den Preis an. Neue Artikel werden ganz normal hinzugefügt. Selbst die Warengruppen des Herstellers werden mitgeliefert, sodass sich z. B. der Schreiner auf einen Klick sämtliche Fenster anzeigen lassen kann.

GAEB-Schnittstelle

Ziel des GAEB ist eine effiziente Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen (AVA) zu ermöglichen. Sie empfangen als Bauunternehmen GAEB Dateien von Architekten und Kommunen? Kein Problem! In OPTIMUS lesen Sie GAEB Dateien mühelos und in kurzer Zeit ein. Anschließend können Sie Ihre Kalkulation hinterlegen und selbst eine GAEB Datei erstellen und diese weiter versenden.

Auftragsplanung

Terminieren Sie Ihre Projekte, in dem Sie aus dem Projekt heraus in den Terminplaner springen. Hier sehen Sie, wann die benötigten Ressourcen (Mitarbeiter, Geräte, Fahrzeuge und Subunternehmer) noch verfügbar sind.
In OPTIMUS haben Sie die komplette Auftragsplanung mit Anzeigemöglichkeiten und Druckoptionen, die Ihnen das Leben erleichtern werden!

IDS-Connect (Ebenso unterstützen wir die Schnittstellen OCI)

Handwerker müssen sich bei der Erstellung Ihrer Angebote darauf verlassen, dass die in Ihrem System eingespielten Preise aktuell sind.
IDS-Connect ist eine Daten-Schnittstelle, die eine direkte Verbindung zum Großhändler herstellt. Dies geschieht über das Internet, in dem das Rechnungsprogramm auf das Online-Shop-System des Großhändlers zugreift.

Importfunktion
Über eine Warenkorb-Importfunktion können Sie Artikel aus dem Online-Shop des Großhändlers direkt mit aktuellen Preisen in den Warenkorb des Rechnungsprogramms übernehmen. Die Artikel können dann in Ihr Schriftstück übernommen und weiterverarbeitet werden.

Exportfunktion
Über eine Warenkorb-Exportfunktion können Sie den Warenkorb aus Ihrem Rechnungsprogramm mit den Artikeln und Preisen des Großhändlers abgleichen. Anschließend sind sämtliche Preise Ihres Warenkorbs aktualisiert und können in das Schriftstück eingefügt werden.

Automatisierung der Datanorm Stammdaten
Das Rechnungsprogramm fragt über SHK-Connect an, ob Datanorm Downloads beim Großhändler zur Verfügung stehen. Da durch arbeiten Sie immer mit den aktuellen Stammdaten Ihres Großhändlers.

Mit der OPTIMUS IDS-Schnittstelle sind Ihre Daten immer auf dem aktuellen Stand

Mareon

Mareon ist ein Internet Service-Portal, das Handwerks– und Wohnungsunternehmen auf einer virtuellen Plattform vernetzt. Seit 15 Jahren entwickelt Aareon das Service-Portal Mareon nun schon kontinuierlich weiter und passt die Abläufe den Bedürfnissen der Praxis an.

Ausschreiben.de

Bei Ausschreiben.de finden Sie über 910.000 Leistungsbeschreibungen von Produktherstellern aus den unterschiedlichsten Gewerken und herstellerneutrale DIN- und VOB-gerechte Texte. Diese Texte können Sie ganz einfach über die integrierte und bereits ab der Standardversion enthaltenen Schnittstelle in Ihr Dokument laden.

Datev-Schnittstelle

Einfache Kommunikation mit dem Steuerberater

Exportieren Sie Ihre Ausgangs-Rechnungen/Gutschriften, Eingangszahlungen, Eingangs-Rechnungen/Gutschriften, Ausgangszahlungen und Kassenbuchungen, die Sie zuvor im OPTIMUS erfasst haben, bequem über die OPTIMUS Datev-Schnittstelle direkt zu Ihrem Steuerberater. Die Datev-Schnittstelle gehört zur Grundausstattung von OPTIMUS und ist ebenso wie die Deb./Kreditorenverwaltung im OPTIMUS-Standardumfang enthalten. Genießen Sie die Vorteile, jederzeit über die Zahlen des Unternehmens informiert zu sein und nützliche Auswertungen zur Verfügung zu haben.

Sepa-Schnittstelle

Übergabe an das Online-Banking

Exportieren Sie Ihre Ausgangszahlungen, die Sie zuvor im OPTIMUS erfasst haben, bequem über die OPTIMUS Sepa-Schnittstelle direkt an Ihr Banking-Programm. Die Sepa-Schnittstelle gehört zur Grundausstattung von OPTIMUS und ist ebenso wie die Deb./Kreditorenverwaltung im OPTIMUS-Standardumfang enthalten. Genießen Sie die Vorteile, jederzeit über Umsatzzahlen bei Ihren Lieferanten informiert zu sein und eine Aufstellung sämtlicher Zahlungen direkt im OPTIMUS zu haben.

Lohn-Schnittstellen

Einfache Kommunikation mit dem Lohnbüro

Übergeben Sie Ihre Lohndaten bequem per Schnittstelle direkt an Ihr Lohnbüro. Da es viele verschiedene Lohnprogramme mit unterschiedlichen Schnittstellen gibt fragen Sie diese bitte zuvor bei uns an.

Lagerverwaltung

Verwalten Sie Ihre Lagerbestände zukünftig einfach und übersichtlich mit der Lagerverwaltung von OPTIMUS.

Ob Zugang, Abgang oder Reservierung. Buchen Sie Ihre Lagerbewegungen auf ein bestimmtes Lager und Lager zu Lager Buchungen bei mehreren Lagerorten.

Alle Lagerbuchungen auf einer Oberfläche

Führen Sie Ihr Lager zukünftig in nur einem Fenster. Der Übersicht halber haben wir dafür gesorgt, dass Sie für Ihre Buchungen nicht in verschiedenen Masken ausführen.

Springen Sie dazu durch die komfortable Suche einfach auf den gewünschten Artikel in der Tabelle und betätigen Sie die „Tab-Taste“ auf der Tastatur um direkt in die Tabelle zu springen, wo Sie Ihre Buchung erfassen können.

Behalten Sie Ihre Lagerbestände immer im Überblick

Durch die automatisch geführten Lagerlisten verlieren Sie die Bestände nie aus den Augen.

In der Lagerbestandsliste bekommen Sie alle Artikel aufgelistet mit dem aktuellen Bestand pro Lagerort. Sie wirft Ihnen den Materialwert pro Artikel und den gesamten Materialwert für alle oder für ein Lager aus.

In der Buchungsliste sehen Sie alle Lagerbuchungen standardmäßig sortiert nach Buchungszeit.

Die Inventurzählliste unterstützt Sie optimal bei Ihrer Lagerinventur.

Durch die Ladenhüterliste sehen Sie, welche Artikel eine niedrige Umschlaghäufigkeit haben.

Wartungsverwaltung

Sie haben Wartungsanlagen und Probleme mit der Verwaltung der Wartungstermine?

Ab einer bestimmten Anzahl an Wartungsverträgen wird die Gefahr, einen Fehler zu machen, immer größer. Machen Sie sich das Leben einfacher und lassen Sie sich durch unsere innovative Wartungsverwaltung helfen!

Die Vorgehensweise im Schnelldurchlauf:

  1. Mit der komfortablen Vorlagenverwaltung von OPTIMUS können Sie sich beliebige Wartungsverträge als Vorlage definieren.
  2. Hinterlegen Sie, sofern gewünscht, hinter der Liegenschaft Ihres Kunden einen der vordefinierten Wartungsverträge.
  3. Hinterlegen Sie hinter der Liegenschaft die dort befindlichen und zu wartenden Anlagen, z. B. den Ölbrenner, die Solartherme usw.
    Für jede Anlage stehen Ihnen vordefinierte Felder wie Hersteller, Typ, Baujahr und vieles mehr sowie freie, von Ihnen selbst definierbare Felder zur Verfügung, um alle gewünschten Informationen der Anlage zu speichern.
    Auch sogenannte Messdaten-Felder können frei definiert werden und zukünftig beliebig viele Messreihen aufnehmen.
  4. Definieren Sie den Beginn und das Intervall der Wartung, z. B. Jährlich ab einem bestimmtem Datum. Das Intervall können Sie über zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten definieren.
  5. Beschreiben Sie die auszuführenden Arbeiten und die Abrechnungsart, z.B. mit einem pauschalen Text oder durch Aufruf von Abrechnungspositionen aus dem Kalkulationsstamm.
  6. Ziehen Sie mit der Maus per Drag and Drop die Anlagen auf den/die Verträge. Der Vertrag übernimmt automatisch die von Ihnen gewünschten Felder der Anlage und kann direkt ausgedruckt werden.

Unter dem Menüpunkt Auftragsbearbeitung/Wartung sehen Sie ab jetzt automatisch alle anstehenden Wartungsaufträge in tabellarischer Form.

Der an dieser Stelle ebenfalls sichtbare spezielle OPTIMUS-Ressourcenplaner zeigt Ihnen entfernungsoptimiert freie, in der Nähe des Kunden gelegene Zeiträume an und Sie können nun z. B. den Kunden direkt anrufen um einen Termin zu vereinbaren.

Haben Sie den Termin vereinbart, ziehen Sie den Auftrag mit der Maus einfach auf den freien Termin im OPTIMUS-Ressourcenplaner und machen weiter mit dem nächsten zu planenden Wartungsauftrag.

Sind ein oder mehrere Wartungsaufträge ausgeführt, kann OPTIMUS für Sie vollautomatisch oder auch manuell die dazugehörigen Rechnungen erstellen.

Nie wieder eine Wartung versäumen!

Gehen Sie zukünftig in die Wartungsverwaltung von OPTIMUS und aktualisieren Sie alle fälligen Wartungen bis zu einem bestimmten Zeitraum.

Anschließend können Sie die Kunden kontaktieren und Termine vereinbaren. Den entsprechenden Wartungstermin ziehen Sie dann einfach mit der linken Maustaste auf den Kalender des Monteurs.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den fertigen Wartungsauftrag auszudrucken.

Alle Texte stammen von der Homepage der RPS Roland Piske Software GmbH | Stand: 13.11.2019

zur Homepage der RPS Roland Piske Software GmbH